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Wie Datenmanagement und Digitalisierung KMU voranbringen können

Von Frank Trimborn /

Seit dem Jahr 2020 erhebt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz in Zusammenarbeit mit dem IW Köln den sogenannten Digitalisierungsindex für Deutschland. Dieser zeigt deutlich, dass insbesondere KMU im Bereich Digitalisierung ihre Möglichkeiten nicht voll ausschöpfen. Dabei lassen sich mit entsprechenden Optimierungen Prozesse um bis zu 50 % beschleunigen und Fehlerquoten um 90 % senken. 

Anforderung an KMU: Wertschöpfung durch Digitalisierung

Fakt ist, dass der Mittelstand ohne digitale Kanäle nicht mehr auskommt. Selbst hochspezialisierte Unternehmen und Marktführer haben digital Aufholbedarf. Denn auf der Abnehmerseite, je nach Setting beim Endkunden oder bei den Geschäftspartnern, haben wir es zunehmend mit Digital Natives zu tun oder Menschen, die einen großen Teil ihrer beruflichen Laufbahn Prozesse digital steuern.

Das hat zur Folge, dass die Ansprüche an die Verfügbarkeit digitaler Produktinformationen stark zunehmen. Unternehmen kommen an den Punkt, dass ein Wettbewerbsvorsprung rein über das Produkt nur noch in Ausnahmefällen zu halten ist.

Ein Praxisbeispiel: In einem Großhandel im dezentralen Einkauf bevorzugen Einkäufer einen Hersteller oder Lieferanten mit einer volldigitalen Bestellplattform, die Features bietet wie:

  • hierarchische Berechtigungssysteme und Rollenkonzepte
  • automatisierte Sammelrechnungen, und transparente Abrechnung
  • standortbezogene Lieferung und Echtzeit-Bestellstatus

Kurz: Die Geschwindigkeit und relative Einfachheit, die jeder Kunde in seinem Privatleben beim Online-Shopping erlebt, sowie die direkte Auffindbarkeit von Informationen, finden immer mehr Eingang in den Anforderungskatalog für Unternehmen.

Dennoch sind diese Themen oft erst Phase 2 der Wertschöpfung, denn Digitalisierung muss nicht zwingend von außen sichtbar sein. Häufig ist die Optimierung von internen Prozessen der größte Hebel.

Die Herausforderung namens Datenmanagement im Mittelstand

Wenn wir die ersten Gespräche mit unseren Kunden führen, stellen wir häufig fest, dass in Sachen Digitalisierung zunächst Klarheit geschaffen werden muss. Welche Maßnahmen im Prozess der digitalen Transformation sind überhaupt sinnvoll, und in welcher Reihenfolge sollen sie angegangen werden?

Inhaltlich gibt es Themen, die uns immer wieder begegnen und in deren Bearbeitung ein riesiges Potential für die Unternehmen liegt. Zum Beispiel das Management von Produktdaten und die Optimierung von B2B-Bestellprozessen.

Effizientes Datenmanagement mit einem PIM-System

Das zentrale Produktmanagement, also die Einführung eines PIM-Systems, hilft Unternehmen, aus einem ineffizienten und fehleranfälligen Dickicht herauszutreten. Die Ausgangslage sieht oft so aus, dass einige Produkt-Stammdaten im Warenwirtschaftssystem verwaltet werden, andere Informationen aber, die für die Vermarktung der Produkte wesentlich sind, sind über das Unternehmen in Excel- und Word-Dokumenten verstreut. Und zu guter Letzt liegen auf irgendeinem Laufwerk zig Bilddaten. Auf dieses Laufwerk können aber nur einige wenige Mitarbeiter zugreifen. Und nicht selten findet man mehrere Versionen des gleichen Produktbilds, aber niemand kann sagen, ob „final_final“ oder „neu_final“ nun das aktuelle ist.

Der Einsatz eines PIM kann heutzutage mitentscheidend für das Überleben eines Unternehmens sein, denn Endkunden reagieren sehr sensibel, wenn sie in unterschiedlichen Kanälen abweichende Produktbeschreibungen oder Bilder finden. Das kann man verhindern, indem beispielsweise der eigene Online-Shop und das Amazon-Portfolio aus dem gleichen System, dem PIM, gespeist werden.

Weitere Vorteile eines PIM-Systems:

  • Vertrieb gibt keine veralteten Informationen mehr heraus
  • Geringerer Zeitbedarf bei der Veröffentlichung neuer Produkte
  • Effiziente Produktion von Katalogen oder Datenblättern (z. B. über das sogenannte Web-to-Print-Verfahren direkt aus dem PIM heraus)

B2B-Bestellprozesse im Mittelstand vereinfachen

Ein weiterer Ansatzpunkt sind die Warenbestellungen im B2B-Bereich zwischen einem Hersteller und seinen Handelspartnern. Oder zwischen einem Großhändler und den Betrieben, die den Endkundenverkauf übernehmen. Hier werden Bestellungen oft noch handschriftlich notiert und dann gefaxt, oder es gibt einen telefonischen Bestellservice. Das birgt hohes Fehlerpotential und ist zudem zeit- und arbeitsintensiv.

Wenn Sie solche Prozesse digitalisieren, wiegen die Vorteile bereits nach recht kurzer Zeit die Kosten des Projekts auf. Das kann zum Beispiel durch einen Login-geschützten Online-Shop nur für registrierte Handelspartner realisiert werden.

Unsere Mission: Wir leisten unseren Beitrag bei der Digitalisierung der KMU in Deutschland 

Ein umfassendes Digitalisierungsprojekt wirkt für viele kleine und mittlere Unternehmen im ersten Moment wie ein unüberwindbarer Berg. Die Fülle an technischen Möglichkeiten, unklare Prioritäten und Bedenken bezüglich der Umsetzbarkeit sorgen häufig für Verunsicherung: Wo setzt man an? Wo liegen die größten Hebel?

Genau hier zahlt sich die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Agentur für Digitalisierung und Datenmanagement aus. Anstatt das Rad neu zu erfinden oder wertvolle Ressourcen durch Orientierungslosigkeit zu binden, profitieren Sie von unserer Expertise:

  • Orientierung durch Beratung: Wir machen zunächst eine fundierte Bestandsaufnahme, die Ihnen sofort Klarheit über Ihre individuellen Handlungsfelder bringt.
  • Strategischer Fahrplan: Gemeinsam übersetzen wir komplexe Handlungsfelder in strukturierte, schrittweise Teilprojekte – abgestimmt auf Ihre konkreten Unternehmensziele.
  • Schnelle Priorisierung & Rentabilität: Durch den Fokus auf den höchsten Nutzen kristallisieren sich in kurzer Zeit Maßnahmen heraus, die sofort Wirkung zeigen.
  • Sichere Umsetzung: Sie gewinnen einen starken Partner an Ihrer Seite, der Prozessoptimierung und Datenmanagement für den Mittelstand von der Konzeption bis zur technischen Realisierung begleitet.

Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher aufzustellen? Lassen Sie uns gemeinsam den ersten Schritt gehen – nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf!

 

Über den Autor

Frank Trimborn, Digital Strategy Director bei anyMOTION

Frank ist seit fast 25 Jahren in der digitalen Welt unterwegs. Seine berufliche Laufbahn begann er als Projektleiter, bis er schließlich seinen Platz in der strategischen Beratung fand. Frank ist ein Technik-Enthusiast, der gerne versteht, was er verkauft – technische Details wie relationale Datenbankmodelle oder Schnittstellen schrecken ihn nicht ab. Mit seiner Expertise und seinem strukturiert-konzentrierten Ansatz verwandelt er Kundenanforderungen in klare technische Vorgaben und entwickelt schlüssige digitale Roadmaps. Innerhalb von anyMOTION ist er der führende Kopf im PIM-Bereich, wo er gemeinsam mit seinen Kollegen Datenstrukturen, Workflows und System-Integrationen gestaltet.
 
Mit gutem Essen kann man Frank immer eine Freude machen. Seit über 30 Jahren praktiziert er Kampfkunst (Jiu-Jitsu) und überträgt die Faktoren Gelassenheit und Weitblick auch in die Arbeitswelt: Er kann in stressigen Zeiten Ruhe ins Team bringen und den Blick wieder auf das Wesentliche lenken. Sein Motto „Ohne gute Strategie ist es häufig ein Kampf, aber keine Kunst.“ hat schon so manches Projekt wieder auf den richtigen Kurs gebracht.

Quellen:

https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitalisierung/Mittelstand/Kennzahlen/start.html

https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitalisierung/Mittelstand/start.html

https://www.de.digital/DIGITAL/Navigation/DE/Lagebild/Indikatorentool/indikatorentool.html
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